Materiały mają odpowiadać na pytania klientów
Baza wiedzy nie powinna być przypadkowym zbiorem wszystkich dokumentów firmy. Wybierz treści potrzebne do uzgodnionego zadania. Dla asystenta na stronie usługowej mogą to być opisy usług, przebieg współpracy, FAQ i informacja, co przygotować do wyceny. Dokumenty wewnętrzne nie stają się automatycznie materiałami do publicznych odpowiedzi.
Usuń sprzeczności i niejasne warunki
Sprawdź, czy dwa materiały nie podają różnych zakresów tej samej usługi. Dopisz, które informacje wymagają indywidualnego potwierdzenia. Unikaj ogólnych obietnic „zrobimy wszystko” i „od ręki”, jeśli firma nie ma takich ustalonych zasad. Asystent powinien wiedzieć, kiedy powiedzieć, że potrzebny jest kontakt.
- Jedna aktualna wersja opisu każdej usługi.
- Jasne rozróżnienie przykładów od rzeczywistej oferty.
- Kontakt i materiały potrzebne do wyceny.
- Lista pytań, na które asystent nie odpowiada samodzielnie.
Ustal właściciela i rytm aktualizacji
Każdy obszar wiedzy powinien mieć osobę, która akceptuje zmiany. Aktualizacja oferty na stronie musi uruchamiać także aktualizację materiałów chatbota. Warto zapisywać datę przeglądu i wersję materiałów używaną w testach. Bez tego trudno znaleźć przyczynę błędnej odpowiedzi.
Sprawdzaj wiedzę na zestawie pytań
Dla każdej usługi przygotuj pytania proste, złożone i takie, na które brakuje danych. Oczekiwana odpowiedź może być krótką informacją, linkiem lub przekazaniem do człowieka. Zapisz źródło potwierdzające poprawną odpowiedź. Taki zestaw przydaje się po każdej zmianie materiałów.
Nie wpisuj danych, których narzędzie nie potrzebuje
Do publicznego wyjaśniania oferty zwykle nie są potrzebne listy klientów, prywatne korespondencje ani hasła do systemów. Dobór materiałów i dostępy ustalamy przed integracją. Zacznij od planu pierwszego wdrożenia.
Porozmawiajmy o Twojej stronie
Opisz obecną stronę, potrzeby klientów i zadanie, które chcesz usprawnić. Przygotujmy zakres kolejnego kroku.